Einsicht Verwaltungsakte

Es ist durchaus ratsam und manchmal auch notwendig, Einsicht in Ihre Verwaltungsakte zu nehmen. Gemäß § 12 SGB X hat eine Behörde dem Antragsteller Einsicht in die das Verfahren betreffenden Akten zu gestatten, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist. Die Behörde kann Ihnen die Einsicht in Ihre Verwaltungsakte also grundsätzlich nicht verwehren.

Einsicht Verwaltungsakte: Wo kann ich die Einsicht nehmen?

Die Einsicht findet vor Ort in der Behörde statt. Gem. § 13 SGB X  haben Sie das Recht, sich bei der Einsichtnahme vertreten zu lassen. Es muss sich dabei nicht um einen Anwalt oder eine Anwältin handeln. Sie können die Akteneinsicht auch durch eine befreundete Person vornehmen lassen. Allerdings haben Anwälte teilweise mehr Rechte bei der Akteneinsicht, denn diese können die Verwaltungsakte mit ins Büro nehmen. Das ist Ihnen grundsätzlich verwehrt. Nehmen die Betroffenen selbst Akteneinsicht, verbleibt die Akte bei der Behörde.

Welche Unterlagen kann ich einsehen?

Sie haben das Recht, die vollständige Verwaltungsakte einzusehen, soweit sie Ihren Fall betrifft. Hierzu zählen Dokumente, Fotos, Gutachten, Stellungnahmen oder Zwischenberichte.

Kann die Behörde mir die Einsicht in meine Verwaltungsakte verwehren?

Die Behörde ist grundsätzlich verpflichtet, Ihnen Einsicht zu gewähren. Ermessen steht der Behörde nicht zu. Es gibt allerdings Situationen, in denen die Behörde berechtigter Weise die Akteneinsicht verweigern kann:

• Beeinträchtigung der ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung: Die Behörde kann aufgrund der Akteneinsicht ihre Aufgaben – wie Beweissammlung oder Ermittlungsarbeiten – nicht erfüllen.
• Nachteile für den Staat: Die Akten enthalten Informationen, die eine Gefahr für die öffentliche Sicherheit darstellen.
• Datenschutz – Geheimhaltungsinteresse Dritter: Es kann sein, dass die Akten Informationen zum Gesundheitszustand, den Vermögensverhältnissen oder Geschäftsgeheimnissen von Dritten enthalten. In diesem Falle würde das Geheimhaltungsinteresse Dritten Personen verletzt werden. Derartige Dokumente sind deshalb von der Akteneinsicht ausgeschlossen.

Wie beantrage ich Einsicht in meine Akte?

Ganz einfach: Stellen Sie einen formlosen Antrag. Ein Musterschreiben finden Sie hier.

Kann ich Kopien meiner Akte verlangen?

Grundsätzlich ja. Aber in der Praxis haben die Betroffenen oft Schwierigkeiten, Kopien zu verlangen. Insbesondere, wenn es sich um viele Kopien handelt. Außerdem fallen pro Kopie Kosten an - derzeit in Höhe von 0,30 € pro Kopie. Ich empfehle, einen Fotoapparat mitzunehmen oder, besser noch, eine Scanner-App auf dem Handy zu installieren. Damit lassen sich kostengünstig und gut lesbar PDF-Dateien fotografieren.